Bij kleine ondernemingen is het maken van een planning meestal niet heel ingewikkeld. Heb je te maken met een planning voor een grote organisatie, zeker als je te maken hebt met wisselende diensten bijvoorbeeld, dan het de overweging waard om de personeelsplanning te optimaliseren, zodat deze zo effectief mogelijk ingericht kan worden. In dit artikel geven we hierover enkele tips.
Wat is personeelsplanning?
Plannen is een vak apart en vereist de nodige precisie en nauwkeurigheid. Personeelsplanning is het zo effectief mogelijk managen van personele capaciteit en werktijd. Met andere woorden: je moet er voor zorgen dat het juiste poppetje op de juiste plaats staat zodat alle diensten ingevuld zijn en alle werkzaamheden worden verricht. Wat voor zowel het management, als de medewerkers van belang is voor het hebben en behouden van een prettige werksfeer, is dat de personeelsbehoefte en -beschikbaarheid goed op elkaar afgestemd moeten zijn.
Verschillende personeelsplanningen
In dit artikel hebben we het over drie typen personeelsplanning:
- Operationele personeelsplanning. Dit gaat om planning op de korte termijn en omvat ook planning bij incidenten (in geval van ziekteverzuim, vakantie e.d.) Deze is gericht op het plannen, maken, evalueren en bijsturen van concrete dienstroosters.
- Strategische personeelsplanning. Planning op strategisch niveau is dat er meer gericht gestuurd wordt op een optimale bezetting van je organisatie richting de toekomst. Om hier te komen, moet in kaart gebracht worden waar je als organisatie zijnde over een bepaald aantal jaren wilt staan en aan welke (extra) vaardigheden of mensen er dan behoefte is . Op basis hiervan kunnen dan strategische keuzes gemaakt worden met betrekking op de in- en uitstroom van medewerkers, eventuele (her) indelingen van afdelingen en/of andere planningsmethodiek.
- Tactische personeelsplanning. Tactische personeelsplanning is met name gericht op de middellange termijn. Je kijkt naar en berekent en bespreekt de uitkomst van scenario’s en gebeurtenissen op basis van bijvoorbeeld verlof, (ziekte)verzuim, piek- en dal perioden qua inzet van extra capaciteit, actuele vaardigheden en opleidingen. Hier kun je de personeelsplanning op afstemmen.
Enkele tips voor een goede personeelsplanning
Werken in de cloud zorgt ervoor dat je planning altijd en onafhankelijk van plaats, tijd en apparaat toegankelijk is voor iedereen. De directie, het management en de mensen op de werkvloer kunnen dus altijd de planning inzien (en eventueel aanpassen). Zorg voor een flexibele planning en houd rekening met onvoorziene omstandigheden als ziekte, te laat komen, uitval door andere redenen. Dit kan door reserves in te plannen en te zorgen voor een goede pool met waarnemers.
Plan op tijd!
Maak een planning ruim van tevoren. Anders is de kans groot dat ingeroosterde medewerkers niet meer kunnen op de dagen waarop je ze hebt ingepland. Deel de planning op tijd met iedereen. Zorg ook voor goede communicatie en licht bepaalde planning keuzes toe. Dat voorkomt onvrede. Houd je waar mogelijk rekening met de persoonlijke voorkeuren van mensen, dan is men sneller tevreden. Blijf ook kijken naar afgelopen planningen om misstanden te voorkomen. Een planningstool is een handig hulpmiddel in deze. Het maken van een goede personeelsplanning is soms een puzzel, maar als je zorgt voor goed overzicht, heldere communicatie en heb je de juiste tools? Dan is het echt goed te doen!